Sa ei ole adminis halb. Sa lihtsalt juhid oma äri

Postkastis on 43 lugemata kirja. Kalendris on kaks kohtumist, mille kinnitamine ununes. Kuskil kaustas on fail nimega arve_lõplik_uus_v2_muudetud - Copy (2).xlsx. Ja kuklas korrutab üks hääl sama küsimust: miks ma ei saa sellega lihtsalt hakkama?

Kui see pilt tuleb tuttav ette, siis loe edasi. Adminitöö väikeettevõttes kuhjub peaaegu alati. Aga põhjus ei ole see, mis Sa arvad.

Miks adminitöö väikeettevõttes kuhjub

Suures firmas on igas rollis oma inimene. Müügiga tegeleb müügimees. Arvete ja aruannetega raamatupidaja. Sotsiaalmeedias postitab turundaja. Kalendrit jälgib assistent.

Väikeettevõttes oled kõigis rollides Sina. Hommikul oled spetsialist, kes teeb päris tööd. Lõunal müügimees, kes vastab kliendile. Pärastlõunal projektijuht, kes lahendab tarnija probleemi. Ja õhtul kontoritugi, kes püüab kõik dokumendid korras hoida.

Igal rollil on oma tähtaeg, aga ainult ühel neist on klient, kes ootab ja helistab. Adminitööl sellist klienti ei ole. Seepärast lükkub see edasi. Mitte sellepärast, et Sa ei oska, vaid sellepärast, et keegi ei nõua seda kohe.

See ei ole iseloomuviga

Organiseerimatu inimene ei tea, mida teha. Sina tead. Sul on lihtsalt rohkem tööd kui tunde.

Vaata, mida Sa päeva jooksul tegelikult valid. Klient enne paberit, objekt enne kausta, tellimus enne kalendrit. Need on õiged valikud, sest need hoiavad Su äri elus.

Probleem on mujal. Iga edasilükatud ülesanne jääb pea taha tiksuma. Üksikult on need pisiasjad, aga koos võtavad nad Sult une ja keskendumise.

See ei ole distsipliini puudus, vaid märk, et Su äri on kasvanud suuremaks kui ühe inimese päev.

Mida Sa saad kohe ise teha

Enne kui midagi muudad, tee kolm lihtsat asja. Need ei lahenda kõike, aga need annavad pildi.

1. Kirjuta üks nädal üles. Pane kirja iga kord, kui teed adminitööd. Mida tegid ja kui kaua läks. Kaasa süvenemiseks ja ümberorienteerumiseks kulunud aeg. Loe üles katkestused. Number üllatab peaaegu alati.

2. Jaga ülesanded kahte hunnikusse. Ühes on töö, mida oskad ainult Sina või Sinu spetsialistid ja mis päriselt tekitab käivet. Teises on töö, mida saaks teha ka keegi teine.

3. Pane adminile kindel aeg. 2-3 tundi nädalas, alati samal ajal. Mitte õhtul, kui oled väsinud. Siis ei jää see enam kuklasse tiksuma.

Kui teine hunnik on suurem, kui arvasid, siis ei ole see midagi erakordset. See ongi enamasti nii.

Millal anda kontoritöö käest

Abi ei pea võtma siis, kui kõik on juba põlema läinud. Hea hetk on varem. Need märgid ütlevad, et see aeg on käes:

• Teed adminitööd regulaarselt õhtuti või nädalavahetusel.

• Klient on pidanud kordama oma küsimust või päringut.

• Arve läks välja hiljem, kui pidi.

• Sa ei võta uut tööd vastu, sest ei jaksa selle paberiosa.

Siin tuleb appi virtuaalassistent. Mina eelistan sõna operatiivtugi, sest see kirjeldab tööd paremini. Ma ei ole kõneautomaat ega sekretär, aga ma võtan Sinu to-do listist ära selle osa ärist, mis hoiab kõike koos, kuid ei vaja Sinu oskusi.

Töötan kaugtööna ja tunnipõhiselt. Sa ei pea palkama töötajat ega leidma talle lauda. Alustame sellest, mis Sind kõige rohkem koormab, ning kohendame tööde mahtu vastavalt vajadusele. Ja Sina saad tagasi selle aja, mis Sulle sisse toob.

Kokkuvõtteks

Sa ei ole adminis halb. Sa oled lihtsalt hõivatud oma äri juhtimisega. Need on kaks täiesti erinevat asja.

Kui Su postkast ajab üle ja dokumendid elavad loomingulises kaoses, siis kirjuta mulle. Vaatame koos, mida saab Sinu laualt ära võtta.

Karina Tamberg. Hoian Su kontoritöö korras, et Sina saaksid äri juhtida

Kirjuta mulle!