Hea assistent teeb end asendatavaks
Kui küsida ettevõtjalt, mida ta virtuaalassistendile esimesena üle annaks, kuuleb tavaliselt vastuseks postkasti, arved või kalendri. Need on mõistlikud valikud, kuid kõige kasulikum ülesanne on tegelikult hoopis teine: lasta assistendil korrastada ja kirja panna kogu see roll, mida ta täitma hakkab.
Esmapilgul tundub see vastuoluline, sest miks peaks assistent ise tegema endast asendatava? Just siin peitub aga see, mis eristab head assistenti lihtsalt töötegijast. Ettevõtja suurim hirm abilise võtmisel ei ole tihti hind ega usaldus, vaid sõltuvus. Mis saab siis, kui see inimene haigestub, läheb puhkusele või lahkub, ja koos temaga kaob kõik, mida ainult tema teadis?
Asendamatu assistent on ettevõttele risk
Paljudes väikeettevõtetes elab kontoritöö ühe inimese peas. Tema teab, kus asuvad õiged failid, millal tuleb partnerile meelde tuletada ja kuidas üks või teine asi "meil tavaliselt käib". Seni kuni see inimene on kohal, toimib kõik laitmatult ja keegi ei mõtle sellele, kui habras see süsteem tegelikult on.
Probleem tuleb nähtavale alles siis, kui teda ükskõik mis põhjusel enam ei ole. Uus inimene alustab nullist, otsib nädalaid, kuidas asjad käivad, ning osa teadmistest kaob täielikult. Olen näinud seda olukorda piisavalt palju kordi, et teada, kui palju aega, raha ja närve see ettevõttelt võtab.
Asendamatu inimene võib tunduda väärtuslik, kuid ettevõtte jaoks on ta eelkõige risk. Hea assistent mõistab seda ja ehitab oma töö üles nii, et see ei sõltu ainult temast.
Mida tähendab end asendatavaks teha
Asendatavaks tegemine ei tähenda, et assistent teeb oma tööd vähem pühendumusega. Vastupidi, see nõuab rohkem hoolt, sest lisaks ülesannete täitmisele tuleb need ka nähtavaks teha.
Rolli kaardistamine. Kõigepealt pannakse kirja, millised ülesanded rolli kuuluvad, kui tihti neid tehakse ja kellega selle käigus suheldakse. Juba see üksi annab ettevõtjale sageli üllatava ülevaate sellest, kui palju tööd tema kontoris tegelikult toimub.
Juhised korduvatele töödele. Iga regulaarse ülesande kohta tekib lühike ja arusaadav juhis, mille järgi saab tööd teha ka inimene, kes seda varem teinud ei ole. Hea juhis ei ole pikk käsiraamat, vaid praktiline kirjeldus, mis vastab küsimustele mida, millal ja kuidas.
Failide ja dokumentide kord. Kui failidel on loogiline struktuur ja ühtne nimetamise süsteem, leiab vajaliku dokumendi üles ka see, kes kausta esimest korda avab. Nii ei teki enam olukorda, kus õige versioon on kellegi arvutis või postkastis.
Tähtaegade ja kordumiste süsteem. Kõik, mis tuleb teha kindlal ajal, on kalendris või töövahendis kirjas, mitte kellegi mälus. Sellisel juhul ei unune ükski oluline tähtaeg ka siis, kui assistent on mõne päeva eemal.
Vastutavad isikud. Iga protsessi juures on kirjas, kes selle eest vastutab, kes teeb asendust ja kelle poole pöörduda, kui midagi on ebaselge. Nii ei jää ükski ülesanne õhku rippuma ka siis, kui inimesed vahetuvad või keegi on eemal.
Ülevaatamise kord. Protsessid muutuvad koos ettevõttega, mistõttu lepitakse kokku, kui tihti ja kes juhendid üle vaatab, näiteks kord kvartalis või alati, kui tööviis muutub. Ainult päevakohane juhend on kasulik, sest aegunud juhis võib teha rohkem kahju kui juhise puudumine.
Olles aastaid ise büroode igapäevase korralduse sees olnud, olen näinud, et just see nähtamatu eeltöö teeb
hiljem kõige suurema vahe. Kui süsteem on paigas, saab rolli üle anda päevadega, mitte kuudega.
Miks see on kõige kasulikum esimene ülesanne
Rolli korrastamine toob kasu kohe, mitte alles siis, kui midagi juhtub. Kaardistamise käigus tulevad nähtavale topelt tehtavad tööd, ülesanded, mida keegi tegelikult ei vaja, ning kohad, kus asjad pidevalt kinni jäävad. Paljud neist saab lihtsustada või automatiseerida juba esimeste nädalate jooksul.
Ettevõtja jaoks tähendab see meelerahu. Sa tead täpselt, mida Sinu assistent teeb, kus asjad asuvad ja kuidas need toimivad, ilma et peaksid iga kord küsima. Kui ettevõte kasvab ja vajad kunagi lisaks täiskohaga töötajat, on talle valmis juhised, mille järgi sisse elada.
Virtuaalassistendi puhul on see eriti oluline, sest ta ei istu Sinu kontoris ja Sa ei näe tema tööd kõrvalt. Kirja pandud protsessid teevad koostöö läbipaistvaks ning annavad Sulle kindluse, et Sinu kontoritöö ei ole kunagi ühe inimese käes pantvangis.Click Me
Kokkuvõtteks
Hea assistent ei hoia teadmisi enda teada, et olla asendamatu, vaid loob süsteemi, mis töötab ka tema puudumisel. Just see teeb temast partneri, kellele saab rahulikult loota.
Kui Sinu kontoritöö elab praegu ühe inimese, võib-olla Sinu enda peas, siis kirjuta mulle. Vaatame koos üle, mida saab kaardistada ja kirja panna, et Sinu äri ei sõltuks ühegi inimese mälust.
Comments